mst

Support

Op deze pagina informeren wij u over de werkwijze van de Inhuurdesk en geven wij antwoord op veelgestelde vragen. Indien u direct contact wilt met de Inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Staat uw vraag hier niet tussen? Raadpleeg dan www.staffingsupport.nl.

Hoe werkt de Inhuurdesk?

De Inhuurdesk is verantwoordelijk voor het contractmanagement. Op het moment dat Avans u als ZZP’er of leverancier aanmeldt als opdrachtnemer zal de Inhuurdesk zorgen voor de contractuele afhandeling omtrent uw opdracht. U krijgt een emailnotificatie met daarin uw inloggegevens waarna u uw opdracht en contract kunt inzien.

Wat gebeurt er na gunning of aanmelding?

Na gunning of aanmelding van u als opdrachtnemer wordt de opdracht in de digitale omgeving van de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u opdrachturen registreren. Dat gebeurt in de digitale omgeving van de Inhuurdesk. De opdrachtgever dient de uren te accorderen voordat de factuur online wordt opgemaakt (reverse billing) en zichtbaar is in de Inhuurdesk.

Urenregistratie

Tijdige registratie en goedkeuring van de gewerkte uren
Een opdracht moet de status ‘definitief’ hebben bereikt. Dit betekent dat zowel de opdrachtgever (inhurende manager/budgethouder) als de leverancier/ZZP'er beiden de opdracht (digitaal) moeten accepteren.

Het kandidaat- en opdrachtdossier moeten compleet zijn om uren te registreren. Daarvoor moeten alle (door de opdrachtgever gevraagde) documenten zijn geaccepteerd en opgevoerd in het VMS systeem èn, waar nodig, op juistheid zijn beoordeeld door de Inhuurdesk. ZZP'ers moeten hier bijvoorbeeld een juiste en geldige Verklaring Betaalgedrag van de Belastingdienst (WKA verklaring) aanleveren.

Wanneer de opdracht is begonnen, dienen de uren te worden geregistreerd en goedgekeurd door de manager voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat de gewerkte uren wekelijks worden geregistreerd en ter goedkeuring worden aangeboden aan de manager in het VMS* systeem van de Inhuurdesk. Urenstaten dienen uiterlijk op de laatste werkdag van de maand te zijn ingediend, zodat de manager de tijd heeft deze uiterlijk op de 3e werkdag van de nieuwe maand te hebben geaccordeerd.  

De inhurende manager van de opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig goedkeuren van de urenstaten. Als flexkracht of leverancier kunt u dit monitoren in het systeem van de Inhuurdesk door de status van de urenstaat te bekijken. Na goedkeuring door de manager krijgt een urenstaat de status ‘verzonden naar leverancier’. Indien de leverancier deze urenstaten niet al heeft omgezet naar “verwerkt door leverancier”, wordt dit door de Inhuurdesk gedaan. En deze urenstaten vormen de basis voor de facturatie.

Facturatieproces

Facturatie
De Inhuurdesk neemt u het werk zoveel mogelijk uit handen. De Inhuurdesk heeft voor de betalingen aan de leverancier een kassiersfunctie. Dat betekent dat de Inhuurdesk de facturen aanmaakt op basis van de door de opdrachtgever geaccordeerde uren en vergoedingen en de betaling namens de leverancier ophaalt bij de Opdrachtgever (‘reversed billing’). 

De facturen staan op naam van StaffingMS in het gewenste factuurformat van Avans. Avans stelt voor de betaling aan leveranciers, het geld aan de Inhuurdesk beschikbaar. Zodra betaling van Avans aan de Inhuurdesk is voldaan, draagt de Inhuurdesk binnen twee (2) werkdagen zorg voor de betalingen aan de leverancier. Bij betaling aan de leverancier wordt de Inhuurdesk fee direct in mindering gebracht.

Alleen de uren die zijn goedgekeurd worden, conform de betaalkalender (zie tabblad ‘Betaalkalender’), maandelijks gefactureerd (mits natuurlijk de digitale dossiers op orde zijn). Urenstaten die te laat de status ‘verzonden naar leverancier’ bereiken, worden pas met de eerst volgende factuurronde (dus een maand later) meegenomen. Tussentijdse facturatie is helaas niet mogelijk. 

Na facturatie door de Inhuurdesk krijgt een urenstaat de status ‘verwerkt door leverancier’.

U ontvangt als leverancier/ZZP'er een automatisch gegenereerde email wanneer de factuur is aangemaakt. U bent dan in de gelegenheid de factuur te controleren en gedurende 48 uur is het mogelijk een eigen factuurnummer in te voeren. Dit om een koppeling met de eigen administratie te vergemakkelijken. Deze laatste mogelijkheid is een optie. Wijzigt u niet binnen 48 uur het factuurnummer, dan wordt het automatisch gegenereerde factuurnummer gebruikt, om het facturatie- en betalingsproces geen vertraging te laten oplopen. De digitale factuur voldoet aan de Wet en Regelgeving van de Belastingdienst.

Uitbetaling

Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS* systeem van de Inhuurdesk:
Voor het opstellen van de e-facturen dienen alle financiële gegevens te zijn ingevuld. Zonder deze e-facturatiegegevens wordt er geen factuur aangemaakt en volgt er geen betaling. Benodigde gegevens zijn postcode, huisnummer, straatnaam, plaats, BTW nummer, facturatie contactpersoon, e-mailadres facturatie contactpersoon, bank naam en bank IBAN. De verplichte velden worden zichtbaar indien u de leverancier gegevens gaat wijzigen. De velden zijn gemarkeerd met een blauwe ‘|’.

Het leveranciersdossier moet compleet zijn (niet van toepassing voor ZZP'ers). De WKA-verklaring en het Uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) moeten zijn opgevoerd èn goedgekeurd door de Inhuurdesk. 

Consequenties van incomplete gegevens in het systeem van de Inhuurdesk:

Opdracht niet definitief Gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Opdrachtdossier niet compleet Gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Ontbrekende financiële gegevens Facturen kunnen niet worden aangemaakt.
Leveranciersdossier niet compleet  De factuur tussen leverancier en opdrachtgever kan niet worden aangemaakt (vertraging in betaling factuur).


Uitbetaling
Na ontvangst van de facturen betaalt de opdrachtgever binnen de afgesproken betaaltermijn. Betaling van leveranciers/ZZP'ers kan alleen plaatsvinden nadat de Inhuurdesk de verschuldigde bedragen van de opdrachtgever heeft ontvangen. Na betaling is het mogelijk dat de leverancier/ZZP'er een een betaalspecificatie opvraagt: administratie@staffingms.com

Nota Bene: afwijkingen van het hier beschreven proces is niet mogelijk. Door een leverancier/ZZP'er zelf gemaakte facturen worden NIET in behandeling genomen door de Opdrachtgever. U ontvangt hiervan GEEN bericht of notificatie.

 

*VMS = Vendor Management System (applicatie)

Betaalkalender

Welke gevolgen heeft de invoering van de Wet DBA?

Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA)
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) is op 2 februari 2015 door de Eerste Kamer goedgekeurd. Vanaf 1 mei vervangt deze wet de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Vooralsnog heeft de regering een overgangsperiode ingesteld tot 1 mei 2017. Voorwaarde is dat organisaties per 1 mei aanstaande werken met modelovereenkomsten en hun processen volgens de nieuwe richtlijnen hebben of gaan inrichten.

Ter vervanging van de VAR moeten opdrachtgevers en opdrachtnemers vanaf 1 mei 2016 werken met een “Sectorale Modelovereenkomst” en/of een door de fiscus goedgekeurde “Overeenkomst van Opdracht”. Aan de hand van deze overeenkomsten vrijwaart de fiscus de afdracht van loonheffingen.

Het doel van de nieuwe Wet DBA is het voorkomen van schijnzelfstandigheid en (vooral) het mislopen van loonheffingen. Bij schijnzelfstandigheid geldt het volgende niet: minimaal 3 opdrachtgevers, maximaal 70% omzet bij 1 opdrachtgever en geen gezagsverhouding.

Uit marktonderzoeken blijkt dat het overgrote deel van de externen niet voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving. Bij het aanhouden van de huidige contractafspraken brengt dit aanzienlijke financiële en ook rechtspositionele risico’s met zich mee.

Opdrachtnemers die door deze transitie te maken krijgen met een beëindiging van een langdurige opdracht kunnen daardoor in de problemen komen. Voor deze zelfstandigen geldt dat er mogelijk al jaren sprake is van een schijnzelfstandigheid (en dus een afhankelijkheidspositie), waarbij te weinig is geïnvesteerd in het eigen netwerk, er te weinig andere opdrachtgevers zijn geweest en betreffende zelfstandigen plots zonder inkomen komen te zitten. Op dat moment kunnen ze bij huidige of voorgaande opdrachten een claim voor een dienstverband neerleggen. In deze gevallen kan er dus ook nog een naheffing vanuit de Belastingdienst volgen voor wat betreft de sociale premies.

Achtergrond
Een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) was voorheen een document dat werd afgegeven door de Belastingdienst, waarin vermeld werd wat de status van een zelfstandige is. Opdrachtgevers die ZZP’ers inhuurden die beschikken over een VAR waren hierdoor gevrijwaard van mogelijke aanspraken van de Belastingdienst ten aanzien van loonbelasting en sociale premies.

Wat verandert er?
Bij de nieuwe Wet DBA zijn Opdrachtgever en Opdrachtnemer samen verantwoordelijk voor de correcte uiteenzetting van de tussen hen zijnde arbeidsrelatie. Dit is vastgelegd in de “Sectorale Modelovereenkomst” of een “Overeenkomst van Opdracht”. Vooral het toezicht op de correcte uitvoering van de opdracht en een toetsing op de status van de zelfstandige is een grote wijziging. Deze verantwoordelijk komt immers ook bij de opdrachtgever te liggen.

Waarom geen VAR meer?
De VAR was in de praktijk een prima en praktische oplossing. Beschikte de opdrachtnemer over de juiste VAR, dan was de opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Door het gemakkelijk kunnen verkrijgen van een VAR zijn er echter relatief veel situaties van schijnzelfstandigheid ontstaan. De VAR heeft er daarnaast voor gezorgd dat de Belastingdienst, door het grote aantal schijnzelfstandigen, te veel geld is misgelopen. Een zelfstandige draagt door diverse fiscale voordelen immers minder premies af dan de loonheffingen die voor een werknemer in een dienstverband gelden.

Business case
De belastingdienst gaat per 1 mei 2016 een groot aantal controleurs aanstellen om toe te zien of partijen op een correcte wijze uitvoering gaan geven aan de Wet DBA. Deze controleurs gaan hun salaris terugverdienen. Naheffingen en sancties gaan volgen, waarbij gestart zal worden bij branches waar momenteel het meeste sprake is van wantoestanden en schijnconstructies.

 

https://belastingdienst-in-beeld.nl/themas/zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelaties-dba/factsheet-zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelatie-dba/

Klachtenprocedure

Een klacht?
De Inhuurdesk wordt beheerd door Staffing Management Services. Staffing MS ondersteunt diverse organisaties bij de inhuur van flexibele arbeid. Hierbij worden jaarlijks zo’n 2000 professionals over het platform van Staffing MS ingehuurd. De medewerkers van Staffing MS doen dit met kennis van zaken, vol enthousiasme en volgens afspraak met de opdrachtgever. Een goede dienstverlening staat voorop, Staffing MS streeft naar een optimale klanttevredenheid van opdrachtgever, interim professionals en leveranciers. En in de meeste gevallen is dat ook zo. Er kunnen echter situaties ontstaan waarin u vragen en/of problemen heeft of dat u ontevreden bent over de dienstverlening.

Vragen en problemen
Een eerste stap bij vragen en probleem is contact opnemen met onze afdeling support. De support afdeling is er om opdrachtgever, interim professionals en leveranciers te ondersteunen bij het gehele inhuurproces van aanvraag t/m uitbetaling. Uw vraag of probleem wordt in ons ticketsysteem geregistreerd, opgelost. Indien uw vraag of probleem niet adequaat is afgehandeld, kunt u gebruikt maken van onze klachtenprocedure.

Hoe dient u een klacht in?
U kunt uw klacht schriftelijk of per e-mail (klacht@staffingms.com) indienen bij:
Kwaliteitsmanager van Staffing Management Services
Postbus 61216, 3002 HE Rotterdam
Er wordt binnen 2 werkdagen door de kwaliteitsmanager een ontvangstbevestiging van de klacht gestuurd. De ontvangstbevestiging bevat naast de geregistreerde klacht ook de informatie over de wijze van afhandeling.

De gang van zaken na ontvangst van uw klacht
In eerste instantie zal de leidinggevende van de afdeling support worden betrokken om de klacht in behandeling te nemen. Deze neemt zo snel mogelijk contact op met de indiener van de klacht om tot een gepaste oplossing te komen. Staffing MS streeft ernaar om de klacht binnen twee weken na ontvangst te hebben afgehandeld. Nadat een klacht is afgehandeld wordt dit altijd m.b.v. een afhandelingbrief/mail kenbaar gemaakt aan de indiener en de kwaliteitsmanager. Als u bezwaar heeft tegen de wijze waarop de leidinggevende de klacht heeft afgehandeld, kunt u na ontvangst van de afhandelingsbrief/mail alsnog contact opnemen met de kwaliteitsmanager.